قبل از قطع همکاری چه باید کرد؟
قبل از تصمیم به قطع همکاری (اخراج)، یک برنامه بهبود عملکرد ترتیب دهید. این برنامه ها معمولا سه ماهه هستند اما می توان متناسب با نوع مشکل، آن را کوتاه تر یا طولانی تر کرد. برای مثال، اگر مشکل حضور در محل کار است، می توانید شرط گذاشت که: “اگر در ماه بعد 3 بار تاخیر داشته باشی، اخراج خواهی شد”. ولی اگر نیاز است که فرد مربوطه مثلا کار با 15 دستگاه جدید را یاد بگیرد، یک برنامه بهبود عملکرد 6 ماهه مناسب به نظر می رسد. در یک جلسه رسمی این برنامه را به تفصیل به اطلاع کارمند مربوطه برسانید. از او بخواهید که برگه ای را امضا کند که حاکی از مطلع شدن وی از این برنامه و اطلاع از عواقب عدم اجرای آن (اخراج) است. در طول اجرای این برنامه به طور منظم (مثلا هفتگی) با کارمند مربوطه جلسه بگذارید. از عملکرد و روند پیشرفت وی مطلع باشید. در پایان دوره این برنامه یا به دلیل پیشرفت وی و انجام تغییرات مورد نظر تمام می کنید و فرد مربوطه را حفظ می نمایید و یا به دلیل عدم تحقق انتظارات تصمیم به اخراج وی می گیرید.
اما لازم است قبل از اعلام اتمام همکاری به کارمند مربوطه، فرآیندی شامل مراحل زیر را طی نمایید:
1- تمام وقایع را ثبت نمایید.
مشکلات، دلایل منجر به این تصمیم، هشدارهای داده شده و اقدامات انجام شده را به همراه تاریخ ثبت نمایید. ثبت وقایع به صورت کتبی حاکی از تلاش شما برای حفظ کارمند مربوطه قبل از اقدام به اخراج بوده است.
2- قبل از اخراج، یک بازنگری انجام دهید.
زمانی که تصمیم به اخراج فردی گرفتید، قبل از هر اقدامی همه چیز را مجددا مرور نمایید تا مطمئن شوید تصمیم صحیحی گرفته اید. از جمله دلایلتان برای اخراج وی و اطمینان از اینکه تمام موارد قانونی را رعایت کرده اید. اگر اطمینان ندارید و یا به امور حقوقی مسلط نیستید می توانید در این خصوص با یک وکیل مشورت نمایید.
3- با فرد مربوطه جلسه ای را ترتیب دهید.
در این جلسه ضمن ارائه دلایل و مستندات منتج به این تصمیم، به وی فرصت پرسش سوالات احتمالی را بدهید و با حوصله پاسخ دهید. تسویه مالی و تحویل دارایی های شرکت (از جمله لباس و ابزار کار) موضوعات دیگر این جلسه هستند. برای اینکه متمرکز بمانید و موضوعی فراموش نشود می توانید یک چک لیست از مسائلی که باید تعیین تکلیف شوند تهیه نمایید.
4- به فرد مربوطه اجازه دهید سوالات احتمالی خود را بپرسد
واکنش افراد به فرآیند اخراج متفاوت است. اگر فرد مربوطه سوال یا ابهامی دارد اجازه دهید مطرح کند و تا جایی که برایتان امکان دارد با صداقت پاسخ دهید. ترجیحا از بحث کردن و حالت دفاعی گرفتن بپرهیزید. سعی کنید متمرکز بمانید و از به حاشیه کشیده شدن موضوع جلسه به سایر مباحث جلوگیری نمایید.
